Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich auszustellen und entgegenzunehmen. Die Einführung der E-Rechnung eröffnet neue Perspektiven für den elektronischen Austausch von Rechnungen. Sind wir bereit, die Herausforderungen anzunehmen und die Hindernisse zu überwinden, die mit dieser Umstellung verbunden sind?
Was verbirgt sich hinter dem Begriff E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Wichtig ist, dass sie die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU erfüllt. Das bedeutet, dass die Rechnung automatisch verarbeitet werden kann. PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen. Sie werden zwar elektronisch versendet. Aber PDF ist kein strukturiertes elektronisches Format und deshalb nicht maschinenlesbar. Sie müssen von Hand bearbeitet werden und erfüllen die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU nicht.
Vorteile und Potenzial der E-Rechnung
In einer Zeit des digitalen Wandels bietet die E-Rechnung klare Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Rechnungsprozessen.
Diese Entwicklung trägt zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung bei, da der manuelle Aufwand für die Bearbeitung und Archivierung von Papierrechnungen entfällt. Die E-Rechnung ermöglicht nicht nur eine Reduzierung papierbasierter Prozesse, sondern auch eine Verbesserung der Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Rechnungsstellung. E-Rechnungen werden automatisiert verarbeitet und in die Buchhaltungssysteme der Unternehmen integriert, was Zeit spart, und Fehler reduziert.
Berechnungen zeigen, dass die Ersparnis beim Umstieg von papierbezogenen auf E-Rechnungen pro Rechnung beim Rechnungssender bei etwa 4,50 Euro und beim Rechnungsempfänger bei etwa 11,20 Euro liegen können.
Herausforderungen bei der Implementierung der E-Rechnung
Für die erfolgreiche Implementierung von E-Rechnungen sind einige technische Voraussetzungen notwendig. Geprüft werden soll, ob die Buchhaltungssoftware die Erstellung und die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt. Die Umstellung von papierbasierten auf elektronische Rechnungen erfordert Schulungen für Mitarbeiter und ein Umdenken in der Arbeitsweise.
Fazit
Es ist entscheidend, sich frühzeitig mit diesen Zukunftstrends auseinanderzusetzen und sich aktiv auf die Veränderungen vorzubereiten. Indem man sich kontinuierlich über neue Entwicklungen informiert, sein Wissen erweitert und flexibel bleibt, kann man den Wandel als Chance begreifen und erfolgreich in die digitale Zukunft starten.
Michiel Schlatmann
„Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Verpflichtung. Sie ist eine Chance für Unternehmen. Die Einführung mag anfangs eine Herausforderung sein, aber die Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis sind es definitiv wert!“
Quelle: G+M Personal, Bild: Canva